贝博工业投资ballbet体育有限公司重要资料保管规范
作者:   来源:   更新时间:2013-10-31 16:41:00    点击次数:0


第一条 为进一步加强公司重要资料管理工作,规范重要资料保管及使用权限,提高工作效率,根据公司行政办公管理制度,结合公司实际,制定本规范。

第二条 公司对重要资料保管工作实行统一领导、集中管理原则。综合部具体负责公司重要资料的保管、存档及使用工作,并对公司各部门及所属各子公司重要资料保管工作进行监督、指导和检查。

第三条 公司重要资料实行专柜存放、专人保管的工作办法,坚持及时、真实、清晰、手续完备、安全可靠的原则。

第四条 公司重要资料分为一级资料和二级资料。一级资料包括公司登记资料、权证资料等,公司登记资料主要包括企业法人营业执照、组织机构代码证、税务登记证等;公司权证资料主要包括房屋所有权证、抵押物登记证、债权凭证、股权凭证等;二级资料包括公司各类项目原件、维权材料、各企业约谈记录和项目清单等。

第五条 公司综合部设专人统一保管公司一级资料原件,并建立电子档案备份存档,进行分类编码存储,同时做好纸质登记备案,填写《重要资料登记表》。如因工作需要,公司业务部门可以持有一级资料复印件、扫描件及二级资料,并由业务部门工作人员设立专柜进行保管。综合部负责对业务部门重要资料保管情况进行检查、指导。

第六条 公司重要资料需归档保存的,按公司档案管理要求进行归档保存管理。

第七条 重要资料的使用范围

1、ballbet体育公司重要资料主要用于对外签订合同、出具资质证明以及担保抵押事项等。在签订合同、协议,资质证明、办理抵押程序时具有法律效力。

2、ballbet体育公司业务部门工作范围内的原件使用,必须办理相关借用手续;因工作需要对外出具原件时,需报公司总经理审批同意,并由重要资料保管人员办理借用手续。

第八条 重要资料使用办理程序

1、使用公司重要资料原件需提出申请,履行审批手续,并填写《重要资料使用登记表》。

2、以公司名义对外进行的重要经济事项、签订的经济合同、协议等,确须出具重要资料原件的,由经办人签字、综合部审核、总经理审批后,方可借出。

第九条 重要资料外出使用程序

如需将重要资料带出公司,携证人必须提出申请,并经公司总经理批准。取证时,在《重要资料使用登记表》上要注明携证去的地点、用途;还证时,要将在使用重要资料的内容按照程序,在《重要资料使用登记表》上按顺序填写清楚,并写明还证时间及归还人。

第十条 重要资料记录的存档

《重要资料使用登记表》为公司重要档案,需归档保存,任何人不得以任何理由予以销毁。

第十一条 重要资料的移交

重要资料保管人员因工作变动或离职,必须将本人所保管的全部重要资料移交给接替人员。保管人员办理交接手续时,必须有人监交,交接人员及监交人员应分别在交接清单上签字确认后,移交人员方可调离或离职。

第十二条 重要资料的损坏及补办

公司重要资料发生损坏,由保管人员向综合部提出,并报公司总经理审批后按法定程序补办;公司重要资料意外丢失时,应于发现丢失24小时内办理公告事宜。此外,重要资料保管人员因工作疏忽等主观原因,造成重要资料遗失、损毁的,公司将酌情给予其纪律处分或经济处罚;若给公司利益造成重大损失的,将追究其法律责任。

注:20121129日,以宿工投综〔20122号文件印发施行。